Congressos

Donar-nos la confiança de la gestió del seu Congrés, li permet poder-se dedicar al desenvolupament del programa científic.

Com a Organitzador Professional de Congressos (OPC) hem desenvolupat una metodologia de treball pròpia que ens permet gestionar íntegrament tots els aspectes, des de la presentació fins a la liquidació econòmica del congrés.

El nostre equip de professionals planificarà el programa, coordinant fins el més mínim detall, garantint que el resultat del congrés sigui un èxit.

  • Reserva d’hotels, negociació de bloqueigs i tarifes.
  • Gestió de les reserves de participants. Tramitació de confirmacions.
  • Programa social i d’acompanyants (celebracions de benvinguda, sopar del Congrés, visites i excursions, activitats especials, …)
  • Activitats Pre i Post Congrés.
  • Negociació d’acords amb Companyies Aèries i altres mitjans de transport nomenant-los com a Transportistes Oficials del Congrés amb tarifes i condicions especials.
  • Reserva i emissió de bitllets de transport aeri, terrestre, …
  • Disseny i coordinació de serveis de transport (autocars, vehicles privats, …)
  • Negociació d’acords amb els transports municipals.
  • Presentació de candidatures i projecte tècnic d’infraestructures a la ciutat sel-leccionada per a la celebració del Congrés.
  • Estudi de viabilitat
  • Assessorament i programa d’accions.
  • Elaboració de pressupostos detallats, gestió comptable del congrés i presentació del balanç final de l’esdeveniment.
  • Determinació de les quotes d’inscripció.
  • Negociació i contractació dels proveïdors (hostesses, audiovisuals, traducció, impremta, transport, seguretat, …)
  • Promoció del Congrés
  • Disseny i reproducció de material imprès (anagrames, logotips, papereria, pòster, programes, formularis de comunicació i ponències, butlletins d’inscripció, butlletins de reserva d’allotjament i serveis turístics, distintius, diplomes, carteres de documentació, obsequis, records, …)
  • Gabinet de Protocol
  • Organització pre i post esdeveniment i coordinació a la mateixa Seu del Congrés de tots els elements materials i humans.
  • Assistència durant el Congrés.
  • Programa de comunicació a patrocinadors i confecció del dossier per a aquests.
  • Coordinació de patrocinadors.
  • Disseny i creació dels formularis abstracts.
  • Gestió d’ abstracts (recepció, classificació informàtica i confirmació), estructuració de les sessions orals i pòster i coordinació de la publicació del Llibre d’Abstracts.
  • Gestió de pòsters.
  • Comunicació, coordinació i assistència a Ponents i Convidats.
  • Coordinació amb el Comité Científic del Congrés.
  • Contractació d’espais.
  • Disseny de l’exposició, aixecament de plànols, dossier de condicions i contractes amb expositors.
  • Promoció i comercialització de l’exposició.
  • Contractació del mobiliari, senyalització, decoració i seguretat.
  • Coordinació de l’exposició (muntatge i desmuntatge d’estands i pòsters).
  • Control d’ inscripcions, processant-les informàticament (mitjançant l’emissió de confirmacions, modificacions i cancel-lacions, factures i rebuts, acreditacions i diplomes)
  • Entrega de documentació als assistents durant la celebració del Congrés.
  • Confecció de diferents tipus de llistats.
  • Procés de tancament comptable un cop finalitzat el Congrés.

Convencions

L’organització eficaç d’una Convenció requereix gran professionalitat i experiència per a que els objectius s’assoleixin amb èxit.

Aquest objectius poder ser la presentació d’un producte, motivació d’equips, canvis estratègics o d’imatge corporativa, … i és en el marc d’aquest tipus d’esdeveniments on les relacions humanes esdevenen el més important.

Analitzem al detall les seves necessitats per a oferir-li propostes innovadores, contractem i coordinem de la manera més eficient els diversos serveis, combinant de la manera més adequada els aspectes professionals (trasllats, allotjament, sales de reunió, equips tècnics i animació, festes temàtiques, sopars de gala, … )

Top Congress posa al seu servei l’experiència d’un equip de professionals per aconseguir que els objectius de la seva Convenció s’acompleixin.

Esdeveniments Especials

El nostre equip, especialitzat en l’organització de banquets, esdeveniments culturals i tota mena d’activitats, posa a la seva disposició una contrastada experiència, imaginació, creativitat i professionalitat, recolzat sempre pels mitjans més innovadors per a garantir que la celebració del seu esdeveniment sigui un èxit.

Posem a la seva disposició la nostra experiència en l’organització i coordinació de serveis per a la celebració de :

  • Banquets
  • Activitats de Formació
  • Team Building i Outdoor Training

Grups Temàtics i Turístics

L’equip que forma el departament de grups turístics actua com a veritable consultor en grups de tipus cultural, religiós, esportiu, city breaks i grups a la carta en general. Amb un tracte personalitzat i individualitzat en cada cas, li proposaran les millors opcions de programes i itineraris que s’adaptin a les seves necessitats i pressupost.

Incentius

Els programes de motivació es caracteritzen per la seva exclusivitat i creativitat i disposen de la capacitat de fomentar la il-lusió i l’entusiasme dels participants.

Top Congress, basant-se en la seva àmplia experiència i coneixement professional de l’activitat, adapta les seves propostes a les necessitats dels seus clients, tenint la màxima cura dels detalls, per a que el resultat sigui una experiència inoblidable i respongui a les espectatives de tots els participants.

El nostre equip de professionals l’assessora sobre el destí més adient, confeccionant un programa a mida segons les seves necessitats, gestionant íntegrament els serveis d’allotjament, transport, activitats especials, sorpreses i obsequis, … i coordinant tots els detalls per a garantir que el seu programa d’incentiu sigui una experiència única.

Reunions

Top Congress, com el seu especialista en l’organització de reunions d’empresa, ofereix el lloc que més s’adapta a les seves necessitats, proposant-li els recursos humans idonis i els mitjans tecnològics més avançats per a les seves reunions d’empresa.

El nostre compromís és que la seva reunió aconsegueixi els millors resultats.