Congresos

Confiarnos la gestión de su Congreso le permite poder dedicarse plenamente al desarrollo del programa científico del evento.

Como Organizador Profesional de Congresos (OPC), hemos desarrollado una metodología de trabajo propia que nos permite gestionar de forma íntegra todos los aspectos del mismo, desde la presentación de la candidatura hasta la liquidación económica del evento.

Nuestro equipo de profesionales planificará el programa, coordinando hasta el más mínimo detalle, para garantizar que el resultado del Congreso sea un éxito.

  • Reserva de hoteles, negociación de cupos y tarifas.
  • Gestión de las reservas de participantes. Tramitación de confirmaciones.
  • Programa social y de acompañantes (celebraciones de bienvenida, cena del Congreso, visitas y excursiones, actividades especiales, … ).
  • Actividades Pre y Post Congreso.
  • Negociación de acuerdos con Compañías Aéreas y otros medios de transporte como Transportistas Oficiales del Congreso con tarifas y condiciones especiales.
  • Reserva y emisión de billetes de transporte aéreo, terrestre, …
  • Diseño y coordinación de servicios de transporte (autocares, vehículos privados, … )
  • Negociación de acuerdos con los transportes municipales.
  • Presentación de candidaturas y proyecto técnico de infraestructuras y organización en la ciudad seleccionada para la celebración del Congreso.
  • Estudio de viabilidad y presentación de candidaturas.
  • Asesoramiento y programa de acciones.
  • Elaboración de presupuestos detallados, gestión contable del Congreso y presentación del balance final del evento.
  • Determinación de las cuotas de inscripción.
  • Negociación y contratación con proveedores (azafatas, audiovisuales, traductores, imprenta, transportistas, seguridad, …)
  • Promoción del Congreso.
  • Diseño y reproducción de material impreso ( anagramas, logotipos, papelería, póster, programas, formularios de comunicación y ponencias, boletines de inscripción, boletines de reserva de alojamiento y servicios turísticos, distintivos, diplomas, carteras de documentación, obsequios, recuerdos, … )
  • Gabinete de Protocolo.
  • Organización pre y post evento y coordinación, en la Sede de celebración del Congreso, de todos los elementos materiales y humanos.
  • Asistencia durante el Congreso.
  • Programa de comunicación a sponsors y confección del dossier de sponsors.
  • Coordinación de sponsors.
  • Diseño y creación de los formularios abstracts.
  • Gestión de abstracts (recepción, clasificación informática y confirmación), estructuración de las sesiones orales y póster y coordinación de la publicación del Libro de Abstracts.
  • Gestión de pósters
  • Comunicación, coordinación y asistencia con Ponentes e Invitados.
  • Coordinación con el Comité Científico del Congreso
  • Contratación de espacios.
  • Diseño de la exposición, levantamiento de planos, dossier de condiciones y contratos a expositores.
  • Promoción y comercialización de la exposición.
  • Contratación de mobiliario, señalización, decoración y seguridad
  • Coordinación de la exposición (montaje y desmontaje de stands y pósters).
  • Control de inscripciones, procesando informáticamente las inscripciones (mediante la emisión de confirmaciones, modificaciones y cancelaciones, facturas y recibos, acreditaciones y diplomas, …).
  • Entrega de documentación a los asistentes durante la celebración del Congreso.
  • Confección de diferentes tipos de listados.
  • Proceso del cierre contable una vez finalizado el Congreso.

Convenciones

Analizamos al detalle sus necesidades para ofrecerle propuestas innovadoras y contratamos y coordinamos eficazmente los diferentes servicios, combinando adecuadamente los aspectos profesionales (traslados, alojamiento, salones de reunión, equipos técnicos y humanos para las presentaciones, …) con los de carácter lúdico (excursiones, espectáculos, animación, fiestas temáticas, comidas, cenas de gala, …)

La organización eficaz de una Convención requiere gran profesionalidad y experiencia para que los objetivos se cumplan con éxito.

Estos objetivos pueden ser la presentación de un producto, motivación de equipos, cambios estratégicos o de imagen corporativa, … y es el marco de este tipo de eventos que, las relaciones humanas cobran su verdadera importancia.

Top Congress pone a su servicio la experiencia de su equipo de profesionales para que los objetivos de su Convención se vean cumplidos.

Eventos especiales

Nuestro equipo, organizador de eventos especiales y especializado en la organización de banquetes, eventos culturales y todo tipo de actividades, pone a su disposición una contrastada experiencia, imaginación, creatividad y profesionalidad, apoyado siempre por los medios técnicos más innovadores, para garantizar que la celebración de su evento sea un éxito.

Ponemos a su disposición nuestra experiencia en la organización y coordinación de servicios para la celebración de :

– Banquetes
– Actividades de Formación
– Team Building y Outdoor Training

Grupos Temáticos y Turísticos

El equipo que forma el departamento de grupos turísticos actúa como verdadero consultor en grupos de tipo cultural, religioso, deportivo, city breaks y grupos a la carta en general. Con un trato personalizado e individualizado en cada caso, le propondrán las mejores opciones de programas e itinerarios que se adapten a sus necesidades y presupuesto.

Incentivos

Los programas de motivación se caracterizan por su exclusividad y creatividad y poseen la capacidad de fomentar la ilusión y el entusiasmo de los participantes.

Top Congress, basándose en su amplia experiencia y conocimiento profesional de la actividad, adapta sus propuestas a las necesidades de sus clientes cuidando los detalles al máximo para que sea una experiencia inolvidable y responda a las expectativas de los participantes.

Nuestro equipo de profesionales le asesoran sobre el destino más adecuado, confeccionando un programa a medida de sus necesidades;  gestionando íntegramente los servicios de alojamiento, transporte, actividades especiales, sorpresas y obsequios, …y coordinando todos los detalles para garantizarle que su próximo programa de incentivo será una experiencia única.

Reuniones

Top Congress le ofrece el espacio que mejor se adapta a sus necesidades proponiéndole los recursos humanos más adecuados y los medios tecnológicos más avanzados.
Nuestro compromiso es que sus reuniones de empresa obtengan los mejores resultados.